Scan & Capture
Van papierstroom naar digitale efficiëntie.
Documenten die zichzelf verwerken.
Automatische documentherkenning en verwerking voor facturen, bonnen, contracten en formulieren. Gestructureerde data rechtstreeks in uw systemen.
Waarom klanten kiezen voor ons
01
Geen overtypen
OCR en AI-extractie halen de data eruit; uw team controleert alleen uitzonderingen.
02
Minder fouten
Validatieregels vangen afwijkingen vóór ze in uw boekhouding terechtkomen.
03
Sneller verwerkt
Van scan of e-mail naar geboekt document in minuten, niet dagen.
Kernfuncties
01Capture
Elke bron
Scanner, e-mailbijlage, upload of mobiele foto — één inbox.
Automatische classificatie
Herkent documenttype en leverancier zonder templates.
02Extractie & validatie
Veldextractie
Datums, bedragen, btw, lijnitems en referenties, met betrouwbaarheidsscore.
Uitzonderingenbeheer
Alleen wat twijfelachtig is komt bij een mens terecht.
03Integratie & archief
Boeken in uw systeem
Rechtstreeks naar ERP, boekhouding of DMS.
Digitaal archief
Doorzoekbaar, GDPR-conform en wettelijk bewaard.
04Intelligente OCR
Documentherkenning
Herkent automatisch facturen, bonnen, contracten en formulieren — ongeacht lay-out.
Data-extractie
Haalt velden zoals bedragen, datums en leveranciers eruit met hoge nauwkeurigheid.
05Geautomatiseerde Workflows
Slimme Routering
Documenten worden automatisch geclassificeerd en naar de juiste afdeling gestuurd.
Goedkeuringsflows
Digitale goedkeuringscycli met escalatie en audit trail.
06Archivering & Compliance
Digitaal Archief
Doorzoekbare opslag van alle verwerkte documenten. Vind alles terug in seconden.
Wettelijke Bewaarplicht
Automatische retentieregels conform Belgische en Europese wetgeving.
■Facturen, bonnen, contracten, formulieren
■Betrouwbaarheidsscore per veld
■Koppeling met ERP en boekhouding
■Wettelijk conforme archivering
■Werkt met elke scanner, MFP of mobiele camera.
■Meertalige OCR: Nederlands, Frans, Engels en Duits.
■GDPR-compliant verwerking en opslag.
■Verwerkingsrapporten en doorlooptijd-inzichten.
Van papier naar data. Automatisch.
Documenten scannen, classificeren en verwerken zonder manueel werk. Van factuur tot contract — alles automatisch op de juiste plek.
01
90% minder handwerk
Automatische herkenning en invoer vervangt urenlang overtypen. Uw team doet wat ertoe doet.
02
Foutloos verwerken
AI-gestuurde validatie vangt fouten op vóór ze in uw systemen terechtkomen.
03
Naadloos geïntegreerd
Directe koppeling met uw ERP, DMS en boekhouding. Eén datastroom, geen dubbel werk.
Sectoren
Voor wie het werkt
Boekhoudkantoren
Aankoopfacturen en bonnetjes van tientallen klanten automatisch gelezen, gecontroleerd en zonder overtypen doorgezet naar de boekhoudsoftware.
Groothandel & distributie
Leveranciersfacturen en leveringsbonnen automatisch uitgelezen en gekoppeld aan de bestellingen in het ERP.
Transport & logistiek
CMR’s, afleverbewijzen en tankbonnen gecapteerd via scanner of gsm-foto en gekoppeld aan de juiste zending.
Juridisch & vastgoed
Contracten, aktes en briefwisseling geclassificeerd, kerngegevens eruit gehaald en bewaard in een doorzoekbaar, afgeschermd archief.
Bouw & installatie
Facturen van onderaannemers en werfbonnetjes ter plaatse gefotografeerd en naar het juiste project en de juiste goedkeurder gestuurd.
HR- & payrolldiensten
Papieren formulieren, attesten en ondertekende contracten omgezet in gestructureerde gegevens voor het HR- of payrollsysteem.
Toepassingen in de praktijk
Voorbeeldscenario’s
01 · Boekhoudkantoren
Van klantenmailboxen naar boekingen in het boekhoudpakket
- Uitdaging
- Klanten mailen pdf’s, scans en gsm-foto’s van hun aankoopfacturen naar een gedeeld adres. Medewerkers downloaden ze één voor één en typen leverancier, btw en bedragen over in het boekhoudpakket.
- Aanpak
- We koppelen de mailboxen via IMAP of Microsoft 365, leggen factuursjablonen vast met validatieregels voor btw-nummers en totalen en voegen een AI-verificatiestap toe. Documenten met een lage betrouwbaarheid komen in het verificatiestation; de rest gaat via een exportdoel rechtstreeks naar het boekhoudpakket.
- Resultaat
- Medewerkers bekijken enkel nog de documenten waarover het systeem twijfelt, en elke boeking is terug te voeren tot de oorspronkelijke e-mail.
02 · Groothandel & distributie
Leveringsbonnen en leveranciersfacturen getoetst aan ERP-bestellingen
- Uitdaging
- Het magazijn bewaart papieren leveringsbonnen in mappen en aankoop vergelijkt ze met de hand met facturen en bestellingen. Prijs- en hoeveelheidsverschillen komen vaak pas na betaling aan het licht.
- Aanpak
- Leveringsbonnen worden in batches gescand met barcode-scheidingsbladen en uitgelezen, inclusief de lijnen. Een workflowscript zoekt de bijbehorende bestelling op in het ERP en markeert afwijkingen; goedgekeurde documenten gaan via een REST- of database-export terug naar het ERP.
- Resultaat
- Verschillen komen boven water vóór de factuur betaald wordt, en aankoop behandelt afwijkingen in plaats van elke lijn na te kijken.
03 · Transport & logistiek
Ondertekende CMR’s van de cabine naar het zendingsdossier
- Uitdaging
- Chauffeurs leveren ondertekende CMR’s en bonnetjes aan het eind van de week in, soms weken later. De facturatie wacht op afleverbewijzen die nog in een vrachtwagen liggen.
- Aanpak
- Chauffeurs fotograferen documenten en sturen ze naar een capture-mailbox of laden ze op; scans van de multifunctionals in het depot komen binnen via een hot folder. De zendingsreferentie wordt uit barcode of tekst gelezen en het document wordt aan de juiste zending in het transportsysteem gekoppeld.
- Resultaat
- Het afleverbewijs is beschikbaar zodra de chauffeur het doorstuurt, zodat de facturatie niet langer op papier wacht.
04 · Juridisch & vastgoed
Een papieren contractarchief migreren naar een doorzoekbaar digitaal archief
- Uitdaging
- Jaren aan huur- en andere contracten zitten in kasten. Een vervaldatum of indexeringsclausule terugvinden betekent met de hand zoeken, en er is geen overzicht van wat hoelang bewaard moet worden.
- Aanpak
- We plannen de bulkscan, classificeren documenten automatisch per type en halen partijen, datums en referentievelden eruit in een sjabloon per contracttype. De resultaten gaan met metadata naar het documentbeheersysteem, met bewaarregels per documenttype.
- Resultaat
- Contracten zijn in enkele seconden terug te vinden op partij, datum of clausule, en het papieren archief kan worden afgebouwd volgens de bewaarregels.
Klaar om uw papierstroom te digitaliseren?