Solutions · 05 · Documents

Scan & Capture

Du flux papier à l'efficacité numérique.

Des documents qui se traitent eux-mêmes.

Reconnaissance et traitement automatiques des documents pour factures, tickets, contrats et formulaires. Des données structurées directement dans vos systèmes.

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Pourquoi les clients nous choisissent

Plus de ressaisie

L'OCR et l'extraction par IA récupèrent les données ; votre équipe ne contrôle que les exceptions.

Moins d'erreurs

Des règles de validation détectent les anomalies avant qu'elles n'atteignent votre comptabilité.

Traitement plus rapide

Du scan ou de l'e-mail au document comptabilisé en quelques minutes, pas en jours.

Fonctionnalités clés

01Capture

Toutes les sources

Scanner, pièce jointe e-mail, upload ou photo mobile — une seule inbox.

Classification automatique

Reconnaît le type de document et le fournisseur sans templates.

02Extraction & validation

Extraction de champs

Dates, montants, TVA, lignes de détail et références, avec score de confiance.

Gestion des exceptions

Seul ce qui est douteux est transmis à un humain.

03Intégration & archivage

Comptabilisation dans votre système

Directement vers l'ERP, la comptabilité ou le DMS.

Archive numérique

Consultable, conforme RGPD et conservé légalement.

04OCR intelligent

Reconnaissance de documents

Reconnaît automatiquement les factures, tickets, contrats et formulaires — quelle que soit la mise en page.

Extraction de données

Extrait des champs tels que les montants, les dates et les fournisseurs avec une grande précision.

05Workflows automatisés

Routage intelligent

Les documents sont automatiquement classés et envoyés au bon service.

Flux d'approbation

Cycles d'approbation numériques avec escalade et audit trail.

06Archivage & Compliance

Archive numérique

Stockage consultable de tous les documents traités. Retrouvez tout en quelques secondes.

Obligation légale de conservation

Règles de conservation automatiques conformes à la législation belge et européenne.

■Factures, tickets, contrats, formulaires

■Score de confiance par champ

■Connexion avec l'ERP et la comptabilité

■Archivage conforme à la législation

■Fonctionne avec tout scanner, MFP ou appareil photo mobile.

■OCR multilingue : néerlandais, français, anglais et allemand.

■Traitement et stockage conformes au RGPD.

■Rapports de traitement et insights sur les délais.

Du papier aux données. Automatiquement.

Scannez, classez et traitez vos documents sans travail manuel. De la facture au contrat — tout automatiquement au bon endroit.

90 % de travail manuel en moins

La reconnaissance et la saisie automatiques remplacent des heures de ressaisie. Votre équipe se concentre sur l'essentiel.

Traitement sans erreur

Une validation pilotée par IA détecte les erreurs avant qu'elles n'atteignent vos systèmes.

Intégration transparente

Connexion directe avec votre ERP, DMS et comptabilité. Un seul flux de données, aucun travail en double.

Secteurs

Pour qui

Cabinets comptables
Factures d’achat et tickets de nombreux clients lus, contrôlés et transmis au logiciel comptable sans ressaisie.
Commerce de gros & distribution
Factures fournisseurs et bons de livraison lus automatiquement et rapprochés des commandes dans l’ERP.
Transport & logistique
CMR, preuves de livraison et tickets carburant capturés par scanner ou photo mobile et liés au bon envoi.
Juridique & immobilier
Contrats, actes et courriers classés, données clés extraites et conservés dans une archive consultable et protégée.
Construction & installation
Factures de sous-traitants et tickets de chantier photographiés sur place et envoyés au bon projet et au bon approbateur.
Services RH & paie
Formulaires papier, attestations et contrats signés transformés en données structurées pour le système RH ou de paie.

Cas d'usage

Scénarios types

01 · Cabinets comptables

Des boîtes mail clients aux écritures dans le logiciel comptable

Défi: Les clients envoient PDF, scans et photos de leurs factures d’achat à une adresse partagée. Les collaborateurs les téléchargent un par un et ressaisissent fournisseur, TVA et montants dans le logiciel comptable.
Approche: Nous connectons les boîtes mail via IMAP ou Microsoft 365, définissons des modèles de facture avec des règles de validation pour les numéros de TVA et les totaux, et ajoutons une étape de vérification par IA. Les documents à faible fiabilité arrivent au poste de vérification ; les autres partent directement vers le logiciel comptable via une destination d’export.
Résultat: Les collaborateurs ne contrôlent plus que les documents dont le système doute, et chaque écriture remonte jusqu’à l’e-mail d’origine.

02 · Commerce de gros & distribution

Bons de livraison et factures fournisseurs contrôlés par rapport aux commandes ERP

Défi: L’entrepôt range les bons de livraison papier dans des classeurs et les achats les comparent à la main aux factures et commandes. Les écarts de prix et de quantité ne sont souvent découverts qu’après paiement.
Approche: Les bons de livraison sont scannés par lots avec des feuilles de séparation à code-barres et lus, lignes comprises. Un script de workflow recherche la commande correspondante dans l’ERP et signale les écarts ; les documents approuvés sont renvoyés à l’ERP via un export REST ou base de données.
Résultat: Les écarts apparaissent avant le paiement de la facture, et les achats traitent les exceptions au lieu de vérifier chaque ligne.

03 · Transport & logistique

Des CMR signés de la cabine au dossier d’envoi

Défi: Les chauffeurs remettent CMR signés et tickets en fin de semaine, parfois des semaines plus tard. La facturation attend des preuves de livraison encore dans un camion.
Approche: Les chauffeurs photographient les documents et les envoient vers une boîte de capture ou les téléversent ; les scans des multifonctions du dépôt arrivent via un dossier surveillé. La référence d’envoi est lue dans le code-barres ou le texte et le document est rattaché au bon envoi dans le système de transport.
Résultat: La preuve de livraison est disponible dès que le chauffeur l’envoie : la facturation n’attend plus le papier.

04 · Juridique & immobilier

Migrer une archive de contrats papier vers une archive numérique consultable

Défi: Des années de baux et de contrats dorment dans des armoires. Retrouver une échéance ou une clause d’indexation implique une recherche manuelle, sans vue sur ce qui doit être conservé et combien de temps.
Approche: Nous planifions la numérisation en masse, classons automatiquement les documents par type et extrayons parties, dates et références dans un modèle par type de contrat. Les résultats sont exportés vers la GED avec leurs métadonnées et des règles de conservation par type de document.
Résultat: Les contrats se retrouvent en quelques secondes par partie, date ou clause, et l’archive papier peut être réduite selon les règles de conservation.

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